Drop bedriftskortet, la ansatte bruke privatkort og utleggsmodul i stedet

Frustrasjonen over manglende dokumentasjon har nådd bristepunktet

Som regnskapsfører ser jeg det samme problemet igjen og igjen hos mange selskaper: Bruken av bedriftskort fører ofte til manglende kvitteringer, dårlig dokumentasjon og mye frustrasjon. Det høres kanskje praktisk ut å gi ansatte firmakort for småkjøp i jobbsammenheng, men i praksis blir det fort en kilde til både tidstyver og regnskapsrot.

Et langt mer effektivt alternativ kan være å la ansatte bruke egne kort og sende inn refusjonskrav via en strukturert utleggsmodul. La meg forklare hvorfor.

1. Automatisk bedre dokumentasjon

Når ansatte bruker egne penger og må be om refusjon, endres hele motivasjonen. Det sier seg selv: Man har langt større insentiv til å levere inn kvitteringen når det er egne penger som skal tilbakebetales. Med bedriftskort derimot, er opplevelsen ofte at “regningen er betalt” og kvitteringen blir lett glemt, mistet eller oversett.

2. Sparer tid og frustrasjon

For regnskapsfører og administrasjon er det tidkrevende å purre opp kvitteringer, følge opp ansatte, og håndtere transaksjoner som mangler nødvendig dokumentasjon. I tillegg utgjør slike mangler et bokføringsproblem og kan i verste fall føre til feil i regnskapet eller avkortning ved revisjon.

Ved å bruke en utleggsmodul der ansatte enkelt laster opp kvitteringer og legger inn informasjonen selv, får du en mer komplett og korrekt dokumentasjonsflyt, ferdig integrert med regnskapssystemet.

3. Økt kontroll og reduserte kostnader

Bedriftskort gir ofte lite oversikt over hva som faktisk blir brukt og hvorfor. Med refusjonsbasert håndtering får du i stedet godkjenningsrutiner, tydeligere budsjettdisiplin og bedre kontroll. Det blir også enklere å analysere utlegg over tid, og å stille krav til hvilke typer utgifter som faktisk skal godkjennes.

4. Tryggere og mer fleksibelt

Flere selskaper har også erfart at færre kort ute i sirkulasjon reduserer risikoen for misbruk og gir mindre administrasjon. Ved permisjoner, ansettelser eller avslutning av arbeidsforhold slipper man å håndtere kortsperringer og utlevering , alt håndteres i refusjonsløsningen.

Et praktisk råd:

Dersom dere i dag sliter med manglende kvitteringer, mye manuell oppfølging eller generelt rot rundt firmakort, så er det verdt å teste ut en utleggsbasert løsning. Det finnes mange gode digitale verktøy som gjør prosessen både enkel og intuitiv for de ansatte, samt veldig effektiv for oss som fører regnskapet.

En liten endring i rutiner kan spare deg for mye hodebry, og ikke minst: gjøre regnskapet både mer korrekt og mer robust.

Ønsker du hjelp med å finne en god utleggsmodul eller etablere gode rutiner? Ta gjerne kontakt , vi hjelper deg mer enn gjerne i gang.