Serviceavtale
– hva den dekker og hvorfor den er nødvendig

WeFile har en løpende serviceavtale som gjelder alle faste kunder. Avgiften dekker strukturelle kostnader og forpliktelser som ikke kan knyttes direkte til enkeltoppdrag, men som er en forutsetning for å levere stabile og forsvarlige regnskapstjenester.

1. Kapasitetsgaranti (gjensidig forpliktelse)
Kundene forplikter seg til å benytte WeFile som regnskapsfører i avtaleperioden. Tilsvarende garanterer vi kapasitet – også i perioder med høy belastning, som årsoppgjør.

Denne garantien medfører kostnader i form av planlagt overkapasitet, bufferressurser og overtidsbruk. Serviceavtaleen finansierer denne beredskapen og sikrer forutsigbar leveranse.

2. Risiko og regulatorisk ansvar
Som autorisert/regnskapsansvarlig foretak bærer vi formelt ansvar etter regelverket. Dette innebærer blant annet:

• Løpende risikovurderinger og kundetiltak (KYC/AML-prosesser)

• Kontroll av at kundens virksomhet drives i tråd med lovgivningen

• Dokumentasjon og interne kontrollrutiner

·       Arbeid som ikke alltid er fakturerbart, herunder oppfølging og rapportering overfor offentlige myndigheter ved avvikling eller betalingsmislighold hos kunde.

Serviceavtaleen dekker felles prosesser og intern kvalitetssikring knyttet til dette ansvaret.

3. Datakostnader og felles systemer
Avgiften dekker lisens- og systemkostnader til både generelle og spesialiserte verktøy, herunder:

• Sticos

• Kredin

Dette er infrastruktur som er nødvendig for å levere effektiv, korrekt og oppdatert regnskapsføring.

4. Lavere timepris for faste kunder
Kunder med løpende serviceavtale faktureres til en lavere timepris enn enkeltoppdrag uten serviceavtale.

Serviceavtaleen muliggjør denne differensieringen. Oppdrag uten fast avtale prises høyere per time fordi de ikke bidrar til å dekke felleskostnader, kapasitet og risiko på samme måte.

5. Prinsipp for kostnadsfordeling
WeFile har vurdert ulike prismodeller og konkludert med at en fast serviceavtale er den mest hensiktsmessige måten å fordele disse kostnadene på.

Kostnadene knyttet til kapasitet, risiko og systemer er reelle uavhengig av om kunden er liten eller stor. Alternativet ville vært en generelt høyere timepris for alle. Etter vår vurdering gir dagens modell bedre transparens, riktigere kostnadsfordeling og en mer forutsigbar totalpris for kundene.

Oppsummert
Serviceavtaleen finansierer kapasitet, regulatorisk risiko, felles systemer og struktur – og gir samtidig kundene forutsigbarhet og lavere timepris. Den er en integrert del av prismodellen og grunnlaget for et stabilt og ansvarlig kundeforhold.