Vilkår oppdragsavtale

1.         Oppbevaringssted

a.     Regnskapsforetaket skal behandle alle data i samsvar med kravene i den til enhver tid gjeldende lovgivning. All oppbevaring skal være ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse. Regnskapsforetaket har etablert rutiner som sikrer at databehandlingen er i henhold til krav i lovverket.

b.     Regnskapsforetakets oppdragsdokumentasjon, oppdragsgivers primærdokumentasjon og eventuell sekundærdokumentasjon som er overlatt til regnskapsforetaket for oppbevaring, skal til enhver tid oppbevares i Norge. Dette gjelder både papirbasert og elektronisk materiale.

2.         Øvrige rettigheter og plikter

a.     Ved etablering av oppdrag skal regnskapsforetaket sammen med kunden vurdere de av kundens interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.

b.     Kunden skal gi opplysninger om eventuelle momenter som ikke fremgår av regnskapet, men som kan ha betydning for årsregnskap/fastsettingsskjemaer skatt.

c.     Alt regnskapsmateriale som leveres regnskapsforetaket skal være systematisert og ordentlig. Kravet til orden gjelder både regnskapsmateriale på papir og elektronisk regnskapsmateriale.

d.     Når kunden har levert regnskapsmaterialet innen avtalt frist og etter regnskapsforetakets veiledning, tilstreber regnskapsforetaket seg å produsere det avtalte regnskap i henhold til gjeldende lover, forskrifter, god regnskapsføringsskikk, oppdragsavtalen og ellers medvirke til at kundens interesser ivaretas.

e.     Regnskapsforetaket skal føre løpende oversikt over utlevering av regnskapsrapporter og regnskapsbilag mv.

f.      Regnskapsforetaket skal gi melding til kunden om mangelfulle eller åpenbart manglende bilag. Kunden skal gå gjennom regnskapsrapportene så snart de er mottatt og gi tilbakemelding til regnskapsforetaket om eventuelle feil. Kunden skal snarest også gi tilbakemelding på spørsmål og andre forhold som er tatt opp av regnskapsforetaket. Hvis ikke regnskapsforetaket har fått tilfredsstillende dokumentasjon på belastninger i bank innen 2 mnd. etter at kunden har mottatt forespørsel, kan regnskapsforetaket føre belastningene som lønn til daglig leder slik at relevant regnskapsperiode kan lukkes. Disse føringene vil på kundens anmodning reverseres når regnskapsforetaket mottar tilfredsstillende dokumentasjon.

g.     Regnskapsforetaket har intet ansvar for feilaktig regnskap som skyldes manglende eller mangelfulle bilag eller informasjon, med mindre regnskapsforetaket åpenbart burde ha oppdaget manglene. Regnskapsforetaket har intet ansvar for følgene av forsinkelse ved for sent innlevert regnskapsmateriell.

h.     Det er kundens ansvar å følge opp spesielle tidsfrister kunden er underlagt som eksempelvis mva kompensasjon, skattefunn og annen rapportering slik at nødvendig dokumentasjon kan ferdigstilles innen gitte tidsfrister. Dette inkluderer å videresende relevante meldinger mottatt fra myndighetene via eksempelvis altinn.no.

i.       Regnskapsforetaket har til enhver tid ansvar for å ha lovbestemt dokumentasjon av det regnskaps- og lønnssystemet som benyttes som ledd i oppfyllelsen av denne avtalen.

j.       Kunden forplikter seg til å ha etablert nødvendige forsikringer, OTP-avtaler, ansettelsesavtaler samt oppdaterte timelister og HMS-kort relevant for den spesifikke bransje.

k.     Ved mottak av enkeltvedtak fra Skattemyndighetene (varsel om forsinkelse og ileggelse av tvangsmulkt) skal kunden umiddelbart, uten ugrunnet opphold, varsle regnskapsfører om meldingen. Varselet kan gjøres pr telefon, sms eller e-post. Om varsel ikke gis uten ugrunnet opphold, må oppdragsgiver selv bære ansvaret for ilagt tvangsmulkt fram til regnskapsforetaket med rimelighet får oppfylt handlingsplikten. Dette gjelder selv om forsinkelsen i utgangspunktet skyldes regnskapsforetaket.

Varsel skal gis til en eller flere av følgende:

Telefon: 955 23 152 (daglig leder)
SMS:     955 23 152 (daglig leder)
E-post:  christoffer@wefile.no

3.         Fullmakt

Oppdragsgiver gir ved denne avtalen oppdragsansvarlig/daglig leder fullmakt til følgende:

a.     Innhente regnskapsopplysninger fra kreditorer og debitorer, herunder bank, kunder og leverandører

b.     Innhente andre relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder hente data fra Altinn

Når det inngår som en del av oppdraget, gis oppdragsansvarlig også fullmakt til å fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller annen innleveringsportal de aktuelle oppgaveetatene har. Fullmakten omfatter også signeringsfullmakt.

Oppdragsansvarlig/Daglig leder gis rett til å delegere denne fullmakten til andre ansatte i regnskapsforetaket.

Fullmektig har ansvar for å påse at signerte oppgaver er i samsvar med registrerte og dokumenterte opplysninger. Oppdragsgiver er fortsatt ansvarlig for innsendte oppgaver og opplysninger overfor oppgaveetaten.

Gyldigheten av denne fullmakten følger oppdragsavtalens avtaletidspunkt og oppsigelse. Fullmakten kan tilbakekalles skriftlig.

4.         Regnskapsforetakets taushetsplikt

a.     Regnskapsforetaket har taushetsplikt for opplysninger vedrørende regnskapet og andre forhold som det har blitt kjent med gjennom samarbeidet. Regnskapsforetaket kan ikke uten kundens samtykke gi slike opplysninger til andre med mindre dette er tillatt eller pålagt iht. gjeldende lov, etter god regnskapsskikk i forbindelse med skifte av regnskapsfører, i forbindelse med kvalitetskontroll som gjennomføres i regi av offentlig myndighet eller bransjeorganisasjon, eller som ledd i avtalt internkontroll med annet regnskapsforetak.

b.     Regnskapsforetaket kan etter egen vurdering alltid gi informasjon om forhold av betydning til den/de som er tillagt personlig ansvar for kundens regnskapsavleggelse i medhold av gjeldende lovgivning. Dette gjelder for eksempel innehaver av enkeltpersonforetak, deltakere i ansvarlige selskaper og daglig leder og styret (det samlede styret, ikke enkeltstående styremedlemmer).

c.     For kunder med revisjonsplikt vil taushetsplikten ikke gjelde for kommunikasjon om oppdraget mellom regnskapsforetaket og kundens valgte revisor.

5.         Personvern

a.     I forbindelse med oppfyllelse av oppdragsavtalen og rollen som rådgiver vil regnskapsforetaket registrere en del opplysninger om virksomheten, eiere, styret, ansatte og andre forretningsforbindelser. Opplysningene lagres i økonomisystemet, dels i støttesystemer eller på papir.  Denne informasjonen skal ikke selges, deles, leies ut eller på annen måte brukes i andre sammenhenger enn det som naturlig hører sammen med regnskapsoppdraget.

b.     Personopplysninger skal behandles i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.

c.     Regnskapsforetaket skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger for å sikre mot at uvedkommende får innsyn i opplysningene og for å beskytte mot utilsiktet endring av opplysningene. For å oppnå tilfredsstillende informasjonssikkerhet skal partene dokumentere informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for begge parter.

d.     Ved opphør av oppdragsavtale, vil regnskapsforetaket på forespørsel gjøre kundens egne lagrede data i systemet tilgjengelig for kunden. Forespørsel om dette må rettes innen 1 måned fra avtalens utløp. Oppdragsdokumentasjonen er regnskapsforetakets eiendom, og er oppbevaringspliktig i henhold til regnskapsførerloven i 5 år etter regnskapsårets slutt. Den delen av oppdragsdokumentasjonen som eventuelt inneholder personopplysninger skal slettes ved oppdragets opphør, og senest innen 3 måneder. 

6.         Regnskapsforetakets opplysnings- og bistandsplikt overfor offentlige myndigheter mv.

a.     Regnskapsforetaket har iht. norsk lovgivning plikt til og ansvar for å besvare henvendelser fra offentlige myndigheter om forhold knyttet til kundens virksomhet. Dersom regnskapsforetaket må avgi slike opplysninger vedrørende kundens virksomhet, skal kunden normalt informeres om dette. Regnskapsforetaket vil fakturere kunden for slik bistand etter vilkårene i denne avtalen.

b.     Regnskapsforetaket er iht. Hvitvaskingsloven pålagt å undersøke og rapportere til Økokrim om forhold som kan indikere at det foregår hvitvasking av utbytte fra straffbare handlinger.

c.     Gjennom sin regnskapsførervirksomhet vil regnskapsforetaket kunne få kontroll fra Finanstilsynet, Datatilsynet eller en bransjeorganisasjon. Som ledd i dette vil kontrollører få tilgang til informasjon og dokumentasjon som måtte være nødvendig for å gjennomføre kontrollen. Hvis nødvendig informasjon og dokumentasjon kun er tilgjengelig i kundens lokaler eller IT-systemer, forplikter kunden seg til å bistå regnskapsforetaket i å fremskaffe dette.

7.         Honorar til regnskapsforetaket

a.     Honorar fastsettes etter regnskapsforetakets til enhver tid gjeldende satser.

b.     Merarbeid knyttet til opplæring i kundens spesifikke IKT-systemer honoreres etter gjeldende timesatser. Nedetid eller mangler ved IKT-systemet som skyldes forhold hos kunden, og som medfører merarbeid for regnskapsforetaket, honoreres etter gjeldende timesatser.

c.     Faktureringen starter fra og med den måneden WeFile påtar seg oppdraget som regnskapsfører. Perioden som fremkommer på fakturaene refererer til den perioden det faktiske arbeidet er utført av WeFile, men hvis oppdraget innebærer å føre bilag for tidligere perioder vil det også bli fakturert tilsvarende fastpris for disse periodene. WeFile forbeholder seg retten til å gjøre en kvartalsvis justering av prisen på fastpris oppdrag hvis forventet omfang og tidsforbruk avviker mye fra opprinnelig estimat.

d.     Regnskapsforetaket vil årlig justere alle priser ift. foretakets økte kostnader knyttet til levering av tjenestene uten forutgående varsel.

e.     Løpende fast pris tjenester faktureres forskuddsvis hvert kvartal.

f.      Årsregnskap faktureres 30% á konto, rest ved innsending.

g.     Regnskapsforetaket forbeholder seg retten til å eventuelt la andre selskaper forestå fakturering og oppfølging av fakturaer.

h.     Dersom Kundens forhold gjør det nødvendig for Regnskapsforetaket å utføre oppdraget med økt innsats eller utover normal arbeidstid, for eksempel ved forsinkelser fra Kundens side, faktureres dette etter medgått tid med 50 % påslag på ordinær timepris, uavhengig av om det er avtalt fastpris, pris etter medgått tid eller volum.

i.       Kostnad for lisens på regnskapssystemet (normalt Tripletex) avhenger av antall brukere/ansatte, moduler i bruk og antall bilag og vil variere med aktivitet. Kunden inngår lisensavtale direkte med leverandøren av ERP-systemet (normalt Tripletex) og mottar også fakturaer direkte fra leverandøren. Kunden aksepterer at WeFile aktiverer de moduler i ERP-systemet som er nødvendig for effektiv regnskapsføring inkludert bilagsautomatisering, elektronisk bilag og bankintegrasjon.

j.       Ved endring i honorarmodell utenom årlig prisjustering skal kunden varsles minimum 1 måned før endringen trer i kraft.

8.         Mislighold av denne avtalen

a.     Partene har rett til å heve denne avtalen ved vesentlig mislighold fra den andre parten.

b.     Regnskapsforetaket anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:

i.       Det regnskapet som er utarbeidet i vesentlig grad avviker fra de reglene som gjelder for utarbeidelse av regnskap.

ii.      Regnskapet ikke er levert innen regnskapsforetakets frist for levering av regnskapet, når kunden har gitt varsel med 1 ukes frist og regnskapet fortsatt ikke er levert innen denne fristen.

c.     Kunden anses uansett vesentlig å ha misligholdt denne avtalen dersom:

i.       Kunden ikke har betalt regnskapsforetakets krav på honorar eller andre ytelser ved forfall og betaling heller ikke er skjedd iht. skriftlig purring fra regnskapsforetaket.

ii.      Regnskapsforetaket ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag på en forsvarlig måte, f.eks. ved at kunden ikke utleverer alle relevante regnskapsbilag og annen nødvendig informasjon.

iii.     Kunden forsøker å pålegge regnskapsforetaket å utføre oppdraget i strid med gjeldende lover og regler.

d.     Heving av avtalen skal skje ved skriftlig erklæring kalt Hevingserklæring. Erklæringen skal gi en kortfattet beskrivelse av årsaken til hevingen og leveres på hensiktsmessig måte.

e.     Økonomisk tap som følge av mislighold av denne avtalen fra regnskapsforetakets side, kan kreves erstattet.

9.         Erstatning

a)     Økonomisk tap som følge av mislighold av denne avtalen fra regnskapsforetakets side, kan kreves erstattet.

b)     Med mindre regnskapsforetaket har utvist grov uaktsomhet eller forsett, er regnskapsforetakets samlede økonomiske ansvar begrenset til 1 ganger årlig honorar, oppad begrenset til 100 000 NOK.

10.     Oppsigelse av avtalen

a.     Hver av partene kan si opp avtalen med et varsel på 3 måneder.

b.     Oppsigelse må skje skriftlig via WeFile sitt oppsigelsesskjema: https://wefile.no/oppsigelse. Oppsigelsen begynner å løpe fra den 1. i måneden etter at oppsigelsen er mottatt.

c.     I oppsigelsestiden skal regnskapsforetaket utføre de oppgaver som normalt etter avtalen vil bli foretatt, også eventuelt utarbeidelse av utkast til årsregnskap og fastsettingsskjemaer skatt.

d.     Regnskapsforetaket har krav på honorar i oppsigelsestiden selv om kunden velger ikke å la regnskapsforetaket utføre det avtalte arbeid. Ved fastprisavtale faktureres fastprisen som normalt ut oppsigelsesperioden. Ved timeprisavtale beregnes honoraret til 75 % av gjennomsnittshonoraret de siste 12 måneder forut for oppsigelsen, eller gjennomsnittet av hele perioden hvis kundeforholdet har hatt kortere varighet. Eventuelt behov for assistanse etter utløp av avtaleperioden faktureres til gjeldene timepris.

e.     Regnskapsmaterialet oppbevares digitalt i regnskapssystemet, og det er kunden som har eierskapet til lisensavtalen. Ved avslutning av kundeforholdet er det kundens ansvar å videreføre lisensavtalen på regnskapssystemet eller lagre dataene på annen måte slik at lovpålagt oppbevaringsplikt oppfylles.

11.     Oppbevaring

Regnskapsforetaket skal bistå med tjenester i forbindelse med oppbevaring. Avtalen er satt opp med spesifikasjon av kundens og regnskapsforetakets forpliktelser for oppfyllelse av avtalen:

a.     Kunden står for pliktig oppbevaring av regnskapsbilag, dokumentasjon av balansen og kontrollsporet, spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering og grunnlag for produksjon av pliktig regnskapsrapportering i etterkant av årsavslutning

b.     Kunden står for pliktig oppbevaring av årsregnskap med noter og revisors beretning.

c.     Kunden står for pliktig oppbevaring av fastsettingsskjemaer skatt og andre offentlige oppgaver.

d.     Regnskapsmateriell fra kunden som i henhold til denne avtalen er overlevert i regnskapsforetakets besittelse, skal oppbevares etter de krav som til enhver tid gjelder oppbevaring. Regnskapsforetaket er ikke erstatningsansvarlig for tap av registreringer eller materiell så lenge tapet ikke kan henføres til regnskapsforetakets brudd på denne avtalen.

12.     Endringer i oppdragsavtalen

a.     Mindre justeringer av oppdragsavtalen kan foretas gjennom vedlegg til avtalen. Slike endringer anses gjeldende når regnskapsforetaket har utferdiget og undertegnet vedlegget og kunden er orientert om endringene.

13.      Tvister

a.     Eventuelle tvister søkes løst gjennom forhandlinger.  Dersom man ikke oppnår enighet etter forhandlinger, kan tvisten bringes inn for ordinær domstolsbehandling etter tvisteloven. Avtalt verneting for alle søksmål er regnskapsforetakets verneting, jf. Tvisteloven § 4-6.

14.      Bilag til avtalen

a.     Eventuelle senere nummererte endringsbilag, jf. avtalens punkt 12 a.